Какие могут быть особенности проведения инвентаризации на автоматизированном складе?  Как провести инвентаризацию без остановки склада? - обо всем этом расскажет в своей статье Смехнов Антон, Бизнес-аналитик, Тренер, Кандидат технических наук, Руководитель направления Аудита и Оптимизации.

Особенности проведения инвентаризации на автоматизированном складе

Введение

Одним из достаточно сложных и трудоемких процессов на складе является инвентаризация. Все понимают, что она необходима, для наведения порядка. И все понимают, что проведение инвентаризации это прямые потери на простой в работе и отвлечение персонала на непроизводительные операции. Соответственно устанавливая периодичность проведения инвентаризации приходится искать баланс между допустимым уровнем беспорядка (накопительная сумма «вычерков» по результатам сборки, просроченный товар и т.д.) и затратами на проведение инвентаризации.

В этой статье мы посмотрим, каким образом решается вопрос проведения инвентаризации на складе с системой управления Infor WM (Exceed WMS).

Определимся с терминами

Прежде чем рассматривать варианты организации процесса инвентаризации на складе под управлением Infor WM (Exceed WMS) выделим три процесса, которые иногда путают между собой.

1. Корректировка остатков в складской системе (Infor WM (Exceed WMS))

Корректировка остатков в складской системе это приведение остатков складской системы (Infor WM (Exceed WMS)) к фактическому остатку товара на складе. Корректировка остатков Infor WM (Exceed WMS) производится персоналом в фоновом режиме параллельно основной работе без остановки склада и блокировки запасов.

На складе без автоматизированной системы этот процесс отсутствует, т.к. нет складской системы и у персонала нет данных об остатках товара в конкретной ячейке. Однако надо понимать, что отсутствие данного процесса на неавтоматизированном складе это минус, а никак не плюс. Возможность корректировки остатков в Infor WM (Exceed WMS) на постоянной ежедневной основе это один из элементов обеспечения точности учета остатков. Благодаря ежедневным корректировкам мы всегда владеем наиболее полной информацией о реальных остатках. В Infor WM (Exceed WMS) на каждый момент времени хранится достоверная информация о реальных остатках товара на складе. Без Infor WM (Exceed WMS) информацию о реальных остатках получают только в момент проведения частичной либо полной инвентаризации.

Причинами возникновения потребности в корректировках могут быть потери/нахождения товаров в ячейках хранения, обнаружение «пересортов» и т.п. Корректировка остатков не всегда затрагивает бухгалтерский учет. Часть товара могут «потерять» сегодня и «найти» через несколько дней. Варианты отражения корректировок в бухгалтерском контуре обсуждаются и реализуются в рамках проекта. Это можно решать путем создания «виртуальных» складов и поставщиков в учетной системе с последующим списанием/приходованием остатков на момент проведения инвентаризации. Либо использовать другие менее распространенные схемы.  Естественно, количество корректировок на складе с правильно организованным процессом складской обработки стремится к минимуму.

2. Выравнивание остатков между складской (Infor WM (Exceed WMS)) и учетной системой

Наличие достоверной информации о реальных остатках товара в Infor WM (Exceed WMS) будет давать эффект только в том случае если эти данные попадут и в учетную систему компании и будут доступны для её пользователей. В рамках проектов специалисты компании ДК-Эксперт настраивает обмен данными между Infor WM (Exceed WMS) и учетной системой, обеспечивающий постоянную полную синхронизацию остатков между системами. Таким образом, отдел продаж и закупок всегда владеют достоверной информацией об остатках товара на складе. Кроме этого они также могут получать информацию об остатках товара с истекающими сроками годности,  сроках годности на прочие остатки, серийных номерах, производственных партиях и других реальных характеристиках остатков.

Для выявления расхождений между остатками систем, появляющимися в результате нерегламентированных действий (ручная корректировка проведенных документов в учетной системе), в рамках проектов разрабатываются отчеты по сверке товародвижения между Infor WM (Exceed WMS) и учетной системой. Отчеты по сверке товародвижения обеспечивают дополнительную проверку корректности ведения товарного учета.

3. Инвентаризация

Итак, данные Infor WM (Exceed WMS) содержат достоверную информацию об остатках товара на складе. Учетная система компании также содержит достоверную информацию об остатках. На «виртуальных» складах в учетной системе находится товар, который потеряли. От «виртуальных» поставщиков есть приходы на товар, который нашли. Осталось только оформить эти результаты как инвентаризацию. Т.е. по сути проведение инвентаризации как таковой вообще не требуется !

Правда, здесь не все так просто. Это один из тонких моментов, обсуждая который можно выявить непрофессионализм некоторых поставщиков WMS. Проведение инвентаризации они воспринимают как программисты, настраивающие работу программы, а не как бизнес-аналитики понимающие суть процессов... Разделение остатков учетной системы на фактические и проблемные (потеряно + найдено) не позволяет оформить и провести инвентаризацию ! Причина заключается в следующем…

• Помимо прочих регламентных документов инвентаризация требует оформления инвентаризационной и сличительной ведомости. Эти два документа (здесь мы не будем вдаваться описание стандартизованных форм) должны быть подписаны материально ответственными лицами склада при оформлении (проведении) инвентаризации. Подписание документов означает согласие материально ответственных лиц с количеством и суммами недостач и излишков, выявленных по результатам инвентаризации. Естественно, что материально ответственные не согласятся подписываться под суммами в «каких-то бумажках, распечатанных из учетной системы» без проверки этих остатков. А проверка остатков это как раз и есть стандартный путь проведения инвентаризации с частичной или полной остановкой работы склада ! В рамках проектов реализуемых специалистами компании ДК-Эксперт организуется схема обеспечивающая формирование инвентаризационной и сличительной ведомости из Infor WM (Exceed WMS). Причем на время проверки проблемных позиций, остановка склада не требуется, т.к. задействуется стандартный механизм корректировок (см. пункт №1). Таким образом, материально ответственные, во-первых, получают сразу готовые и заполненные инвентаризационные и сличительные ведомости, а во вторых имеют возможность проверить корректность информации по остаткам без остановки склада. В дальнейшем они могут вернуться к любому из ранее сформированных пакетов документов инвентаризации и подтвердить его. Это позволяет не останавливать склад на время между подписанием документов по инвентаризации и проведением результатов в учетной системе. Т.е. проведение инвентаризации в обычном её представлении с долгими простоями склада и большими трудозатратами действительно не требуется !

Как проводится инвентаризация с использованием Infor WM?

Проведение инвентаризации с использованием Infor WM (Exceed WMS) выглядит следующим образом:

1. Материально ответственные получают готовые заполненные инвентаризационные и сличительные ведомости, сформированные по результатам корректировок за прошедший период.
2. По отдельным позициям с расхождением, по которым комиссия не согласна проводится проверка конкретных ячеек хранения. Если в процессе проверки обнаруживается несоответствие фактического остатка с данным в Infor WM (Exceed WMS), кладовщик, используя стандартный механизм корректировок, вносит изменения без остановки работы склада и блокирования товарной позиции.
3. После проверки всех спорных позиций материально ответственные заново формируют инвентаризационные и сличительные ведомости. Подписывают их и фиксируют в Infor WM (Exceed WMS) подтверждение результатов инвентаризации.
4. Бухгалтеру передаются подписанные инвентаризационные и сличительные ведомости. Бухгалтер обрабатывает автоматически сформированные документы по инвентаризации в учетной системе.

Преимущества решений ДК-Эксперт

На всех этапах проведения инвентаризации склад работает в штатном режиме без остановки и без отвлечения основного персонала !  

Схема обработки инвентаризации, внедряемая специалистами компании ДК-Эксперт, обладает еще одним системным плюсом – разделение сфер ответственности. Ошибки товарного учета, возникшие в результате нерегламентированных корректировок документов в учетной системе, не попадают в инвентаризационные документы. Они отражаются там где они и должны быть !  В отчете по расхождению документооборота !  Таким образом, склад отвечает за недостачи и излишки, а отдел учета – за корректность оформления документации.